Logiciel GED (Gestion electronique de documents)

Il est possible de visualiser tout type de documents à travers

Le visualiseur Key View intégré dans Documind BS et Documind CS. Ce visualiseur prend en charge plus de 200 formats de fichiers standards tels que Word, Excel, WordPerfect, Powerpoint, PDF, Access, Tiff, Jpeg, etc. Il permet ainsi de visualiser un document sans avoir l’application d’origine nécessairement installée sur son poste de travail.

Un visualiseur externe si vous le souhaitez, vous pouvez activer un visualiseur externe de manière automatique ou manuellement pour des formats de fichiers particuliers comme par exemple des fichiers AutoCad.

Pour faciliter vos recherches, les solutions Documind offrent la possibilité de visualiser le résumé du document affiché ainsi que les mots-clés qui le composent.

Administration des utilisateurs
Ce module permet de définir des privilèges et droits d’accès utilisateur (ou groupe utilisateur) sur plusieurs niveaux. Les définitions et modifications des droits d’accès aux archives sont gérées par l’administrateur.

Droits : Le contrôle est défini par le profil utilisateur et par le groupe auquel il est rattaché. A l'intérieur de chaque type de profil et de groupe, les droits par rapport aux archives sont affinés recherche et consultation, recherche, consultation et importation,

Privilèges : Les privilèges sont définis pour chaque utilisateur ou groupe utilisateur dans Documind BS ou Documind CS pour l’ensemble des armoires de classement: création des armoires, modification des mots de passe,

Assistant de création d’archive
Armoires de classement et index associés
Un assistant vous propose des modèles d’armoire de classement et d'index prêts à l’emploi, basés sur les applications les plus courantes. Vous pouvez également créer vos propres armoires indépendamment de celles proposées et les enregistrer comme modèles.

Les index sont propres à chaque armoire de classement et viennent en complément des index système automatiquement renseignés par Documind (dont la date et le nom du fichier).

L’assistant de création des armoires de classement est activable depuis les fenêtres Recherche, Importation et Scan/OCR par un simple clic droit de la souris.

Intégration dans les applications Windows : Documind Business Solution et Documind Corporation Solution sont totalement interactives avec d’autres applications Windows telles que Access, MS Outlook, Word, Excel, etc. mais également avec des fonctions intégrées telle que messagerie, fax et imprimante, selon les besoins des utilisateurs.

Messagerie : Les solutions Documind permettent de supporter les applications de courrier électronique de Microsoft en faisant appel à la messagerie utilisée dans l’entreprise pour la transmission des documents jusqu’aux boîtes aux lettres des utilisateurs (interface MAPI).

Applications bureautiques : Les solutions Documind peuvent être intégrées dans les applications de traitement de texte et tableurs Word et Excel à l’aide de macros afin de permettre l’indexation et le classement de documents dès leur création dans l’une de ces applications.

Le classement est activé à l’aide du bouton Documind qui est inséré dans la barre de commande des applications Word et Excel. Les champs d'index correspondant à l’armoire de classement appelée sont alors affichés afin d’être renseignés.

Documind Web : Grâce au module Web de Documind CS, les applications exploitées au travers de son interface Windows sont immédiatement déployables dans l’environnement Internet ou Intranet de l’entreprise, sans développement préalable sur le poste client. N’importe quel poste de travail équipé d’un navigateur Internet peut accéder à la base documentaire de l’entreprise quelle que soit la plate-forme utilisée (Windows, Linux, Mac, ...).

Documind Web permet le classement, la recherche et la consultation de l’ensemble des documents présents dans la base (selon les droits et privilèges accordés à l’utilisateur).

L’interface de Documind Web est entièrement paramétrable et personnalisable grâce à l’emploi de pages ASP (Active Server Page) constituées de scripts en VB Script pour la partie Serveur et en ) JavaScript pour la partie Client. Il est également possible d’utiliser l’interface Web standard prête à l’emploi de Documind CS. Un module CGI/ISAPI est disponible.

L'interface Web standard de Documind CS

saisie-numerisation-gestion document

Recherche : Documind Web met à disposition de l’utilisateur une interface d’interrogation très complète: recherche plein texte ou par les index associés à l’archive consultée et par listes déroulantes si celles-ci ont été définies. Les interrogations combinées sur plusieurs champs sont possibles par les opérateurs de recherche intégrés.
Le nombre de réponses trouvées est affiché en moins de 3 secondes.

Consultation : Les résultats de la recherche sont affichés sous 2 formes, que l’utilisateur peut sélectionner à tout moment:

	sous forme de tableau
	sous forme de liste

Pour chacun des 2 modes d'affichage, un lien hypertexte permet d'accéder directement au document (en fonction du type de document, les visualiseurs des formats Tiff, Word, Excel et Acrobat sont fournis) et un résumé du document avec ses mots-clés est affiché. Il est par ailleurs possible d'indiquer le nombre de documents à afficher par page.

Documind Web permet à l’utilisateur d'importer et d'indexer tous types de documents dans les archives auquel il a accès. L’utilisateur a ainsi la possibilité de mettre à jour sa base documentaire à n'importe quel moment.

Chaque utilisateur a la possibilité de personnaliser son interface Documind WEB et préciser

	le nombre de documents à afficher par page
	le style d’affichage : Web ou tableau
	l’armoire de classement à charger automatiquement par défaut à l’ouverture du module WEB

Ces paramètres sont modifiables à tout moment par l’utilisateur.

Une des dernières nouveautés de Documind Web est de proposer à l'utilisateur un système d'alerte lui permettant d'être informé des documents arrivés dans les armoires entre 2 connections à Documind CS. L'utilisateur " s'abonne " à un ou plusieurs thèmes en rapport aux armoires de classement disponibles. Il peut modifier sa sélection à tout moment.