L’acquisition et le classement de documents dans Documind BS et Documind CS est possible sous plusieurs formes:

1) Par la numérisation de documents papier (avec connexion à tout scanner compatible Twain, noir & blanc ou couleur, en mode carte ou SCSI).

2) Par sélection directe des fichiers dans les répertoires Windows (cases à cocher) et classement dans l’archive de destination affichée dans la fenêtre Importation. Le classement peut être effectué à partir du disque dur, d’un réseau, d’un CD-ROM ,d’un DVD, etc.

3) Par Glisser/Déposer depuis l’Explorateur de fichiers vers la fenêtre Importation de Documind.

4) Par importation automatique de fichiers à intervalles définis par l’administrateur vers des archives spécifiques à partir de sources définies (nécessite le module Auto-Import, vendu en option).

5) Par sélection des documents via l’interface WEB

Le classement des documents dans Documind est indépendant de leur format d’enregistrement. Les solutions Documind prennent en charge tous les types de documents (Images, son, vidéo, documents bureautiques, ...) pouvant être visualisés soit à l’aide du visualiseur intégré multi-formats KeyView de Verity (plus de 200 formats de fichiers reconnus) soit par l’activation automatique d’un visualiser externe défini par l’utilisateur (pour des formats spécifiques ou pour les formats non supportés par KeyView), soit par l’ouverture de l’application d’origine si celle-ci est disponible sur le PC utilisateur.

Documind BS et Documind CS disposent d’une fonction OCR (Reconnaissance Optique de Caractères) développée à partir de la technologie FineReader, pouvant être activée soit à partir d’un document image existant, soit directement après la numérisation d’un document via la fonction scan de Documind.

Les documents peuvent être indexés au moment du classement dans Documind, de manière automatique en associant un fichier d'index ou bien manuellement.

Documind met en œuvre une indexation en texte intégral basée sur le contenu des documents pour les documents bureautiques et les documents image OCRisés, et une indexation structural avec des index définis pour chaque armoire de classement (à la création de celles-ci) quel que soit le format des documents.

Une fois classés, les documents restent modifiables dans leur contenu (selon les droits utilisateurs accordés). Le document modifié remplace la version précédente qui reste conservée et accessible à tout moment.

Les documents archivés peuvent être stockés sur des supports tels que Juke-Box, CD-ROM, disques RAID, DVD et autres disques réinscriptibles ou non. C’est la garantie d’une sauvegarde des données efficace et automatique ainsi qu’une remise en route rapide du serveur en cas de problème.